Χρειαζόμαστε μια σύντομη περιγραφή των βιβλίων Γ’ κατηγορίας
- Ημερολόγιο
- Αναλυτικό καθολικό
- Μητρώο παγίων
- Βιβλίο ποσοτικής απογραφής
- Βιβλίο επενδύσεων , σε χρεωστικούς τίτλους κ.λπ.
- Βιβλίο αποθήκης
- Ισοζύγιο αποθήκης
- Τεχνικές προδιαγραφές
- Διοικητικό βιβλίο μετόχων
- Βιβλίο αποφάσεων Δ.Σ
- Βιβλίο πρακτικών γενικής συνέλευσης
- Ημερολόγιο
Τα λογιστικά γεγονότα, πριν την καταχώρησή τους στους λογαριασμούς, καταγράφονται σε ένα ειδικό βιβλίο, το Ημερολόγιο.
Το ημερολόγιο είναι ένα λογιστικό βιβλίο στο οποίο καταχωρούνται, κατά χρονολογική σειρά σύμφωνα με τη διπλογραφική μέθοδο, όλα τα λογιστικά γεγονότα που συμβαίνουν στην επιχείρηση.
Η καταχώρηση κάθε λογιστικού γεγονότος στο ημερολόγιο λέγεται ημερολογιακή εγγραφή ή ημερολογιακό άρθρο και στηρίζεται πάντα σε δικαιολογητικό ή αποδεικτικό έγγραφο όπως τιμολόγιο, δελτίο αποστολής, απόδειξη πληρωμής, συμφωνητικό, φορτωτική κτλ.
- Αναλυτικό καθολικό
Το αναλυτικό καθολικό αποτελεί μία συλλογή όλων των λογαριασμών μιας εταιρίας, που χρησιμοποιεί διπλογραφικό λογιστικό σύστημα, η οποία περιέχει περιληπτικά όλες τις οικονομικές συναλλαγές κατά τη διάρκεια μιας λογιστικής περιόδου. Οι λογαριασμοί σε κάθε γενικό καθολικό χωρίζονται σε δύο μέρη, το ένα μέρος περιέχει τις χρεωστικές συναλλαγές και το άλλο μέρος τις πιστωτικές.
- Βιβλίο ποσοτικής απογραφής
Απογραφή είναι η λεπτομερής καταχώρηση, καταγραφή και αποτίμηση όλων των στοιχείων της επαγγελματικής περιουσίας της επιχείρησης, που υπάρχουν τη συγκεκριμένη χρονική στιγμή που διενεργείται η απογραφή.
Το βιβλίο ποσοτικής απογραφής θα πρέπει να περιλαμβάνει τα εξής :
1) Το είδος του αγαθού .
2) Την ποσότητα του αγαθού Η ποσότητα κάθε είδος αγαθού καταχωρείται µε µια εγγραφή για κάθε αποθηκευτικό χώρο. ∆εν επιτρέπεται για το ίδιο αγαθό να γίνονται δύο ή περισσότερες εγγραφές για κάθε αποθηκευτικό χώρο χωρίς αυτό να σημαίνει ότι απαγορεύεται η ανάλυση της ποσότητας σε τιμές κόστους για να γίνει η αποτίμηση αν χρησιμοποιείται FIFO ή LIFO .
3) Τη μονάδα μέτρησης που είναι ίδια για την μονάδα μέτρησης µε την οποία αγοράζεται ή πωλείται το αγαθό.
4) Την κατά μονάδα αξία µε την οποία αποτιμάτε το αγαθό.
5) Τη συνολική αξία του κάθε αγαθού.
- Βιβλίο αποθήκης
Το βιβλίο αποθήκης τηρείται χωριστά από τα άλλα βιβλία της επιχ/σης και κατατάσσεται στην κατηγορία των αναλυτικών ή βοηθητικών βιβλίων, που προορίζονται για την καταχώρηση αναλυτικών οικονομικών πράξεων. Βιβλίο αποθήκης λοιπόν είναι σύνολο λογαριασμών στους οποίους καταχωρείται και παρακολουθείται κατά ποσότητα και αξία η διακίνηση, του είδους των αγαθών.
- Ισοζύγιο αποθήκης
Στο ισοζύγιο αποθήκης παρακολουθούνται όλες οι συναλλαγές για κάθε προϊόν και έχουμε μια σειρά από πληροφορίες που αφορούν στην εξέλιξη των αποθεμάτων και αγορών για κάθε προϊόν της επιχείρησης. Μεταξύ των στοιχείων που περιλαμβάνει ένα ισοζύγιο αποθήκης είναι:
1) Κωδικός αριθμός.
2) Περιγραφή του είδους (ονομασία).
3) Ομάδα στην οποία ανήκει από πλευράς κυκλοφοριακής ταχύτητας, πχ. A,B,C,D
4) Υπόλοιπο εξ απογραφής (ποσότητα και αξία).
5) Εισαγωγές, αγορές (ποσότητα και αξία).
6) Εξαγωγές (ποσότητα και αξία).
7) Υπόλοιπο περιόδου (ποσότητα και αξία).
8) Βαθμός κινητικότητας.
9) Τελευταία εισαγωγή (ημερομηνία).
10) Τελευταία εξαγωγή (ημερομηνία).
11) Κόστος μονάδος προϊόντος.
12) Κόστος υπολοίπου.
13) Προοδευτικό υπόλοιπο.
Με βάση τα παραπάνω πληροφοριακά στοιχεία και εφόσον αυτά παρέχονται από το υφιστάμενο σύστημα, αντιλαμβανόμαστε ότι ο συνδυασμός και η επεξεργασία των στοιχείων αυτών δίνει τη δυνατότητα στον υπεύθυνο της επιχείρησης να ασκήσει ουσιαστική διοίκηση στον τομέα των αποθεμάτων.
- Τεχνικές προδιαγραφές
Είναι οι τεχνικές απαιτήσεις που καθορίζουν τα ελάχιστα αναγκαία χαρακτηριστικά του υλικού, προκειμένου αυτό να προσδιορισθεί αντικειμενικά με τρόπο που να ανταποκρίνεται στη χρήση, για την οποία προορίζεται από τον φορέα (π.χ. επίπεδα ποιότητας ή απόδοσης, επίπεδα ασφάλειας, διαστάσεις, καθώς και τις λοιπές απαιτήσεις ποιότητας, όπως δοκιμές, συσκευασία, σήμανση κ.ά.)
- Διοικητικό βιβλίο μετόχων
Στο βιβλίο αυτό καταχωρούνται οι οριστικοί και οι προσωρινοί τίτλοι των ονομαστικών και των ανωνύμων μετοχών κατά αριθμητική σειρά και κατά σειρά εκδόσεως. Το βιβλίο Μετοχών δεν προβλέπεται από καμία διάταξη νόμου και δεν είναι υποχρεωτικό όμως είναι χρήσιμο γιατί δείχνει συγκεντρωτικά την ιστορική εξέλιξη του μετοχικού κεφαλαίου της συγκεκριμένης ανώνυμης εταιρίας, επειδή σε αυτό καταγράφονται η καταβολή του αρχικού κεφαλαίου και όλων των αυξήσεων που ακολουθούν με την έκδοση των αντίστοιχων τίτλων κάθε φορά. Το υπόδειγμα του βιβλίου ή Μητρώου Μετόχων που παραθέτουμε, δεν είναι περιοριστικό και μπορεί να γίνει από την εταιρία με τρόπο που να εξυπηρετεί τις ανάγκες της.
- Βιβλίο αποφάσεων Δ.Σ
Οι συζητήσεις και αποφάσεις του διοικητικού συμβουλίου καταχωρούνται περιληπτικά σε ειδικό βιβλίο, που μπορεί να τηρείται και κατά το μηχανογραφικό σύστημα. Με αίτηση μέλους του διοικητικού συμβουλίου ο πρόεδρος υποχρεούται να καταχωρίσει στα πρακτικά περίληψη της γνώμης του. Ο πρόεδρος δικαιούται να αρνηθεί την καταχώριση γνώμης, η οποία αναφέρεται σε ζητήματα προφανώς εκτός ημερήσιας διάταξης, ή το περιεχόμενό της αντίκειται καταφανώς στα χρηστά ήθη ή το νόμο. Στο βιβλίο αυτό καταχωρίζεται επίσης κατάλογος των παραστάντων ή αντιπροσωπευθέντων κατά τη συνεδρίαση μελών του διοικητικού συμβουλίου.
- Βιβλίο πρακτικών γενικής συνέλευσης
Τα πρακτικά του διοικητικού συμβουλίου υπογράφονται από τα παραστάντα μέλη. Σε περίπτωση άρνησης υπογραφής από κάποιο μέλος γίνεται σχετική μνεία στα πρακτικά. Αντίγραφα των πρακτικών εκδίδονται επισήμως από τον πρόεδρο ή άλλο πρόσωπο που ορίζεται προς τούτο από το καταστατικό ή από το διοικητικό συμβούλιο, χωρίς να απαιτείται άλλη επικύρωσή τους. Η εταιρεία φέρει το βάρος απόδειξης ότι οι αποφάσεις του διοικητικού συμβουλίου έλαβαν χώρα την ημερομηνία και ώρα που αναγράφεται στο βιβλίο πρακτικών.
